Att leda i kris – tips kring internkommunikation när allt fler arbetar hemifrån

Coronavirusets (COVID-19) utveckling påverkar vår vardag och hela vårt samhälle. För att hejda sprittsmidningen har kraftiga åtgärder införts med organisatoriska effekter, där alltfler medarbetare arbetar på distans. I samband med kris och oroliga tider är det viktigt för dig som är chef och har medarbetaransvar att kontinuerligt kommunicera och föra dialog med dina medarbetare även om ni inte träffas fysiskt. Här är våra fem tips kring internkommunikation i tider som dessa:

1. Formulera ett huvudbudskap som genomsyrar all kommunikation
Genom att formulera ett huvudbudskap skapas en tydlig grundinställning som vägleder hur företaget agerar i kristider. Här kan en verktygslåda till alla chefer vara till god hjälp som stöttning. Tänk även på att kommunicera samma budskap vare sig det är i personalmötet, i det enskilda samtalet och på intranätet.

2. Kommunicera kontinuerligt
I tider av mycket oro och osäkerhet är det viktigt med kontinuerlig information. Vi på Aspekta rekommenderar regelbundna nyhetsbrev till medarbetare som tar upp det senaste läget, Folkhälsomyndighetens rekommendationer och vad det innebär för företaget. Om nya beslut har tagits så var rak, öppen och tydlig i kommunikationen och inkludera information om vad beslutet innebär samt svarar på frågorna varförhur och när.

3. Lyssna in, uppmuntra dialog och socialt umgänge
Alla reagerar olika i krissituationer och då är det extra viktigt att bemöta dina medarbetare på ett medkännande och respektfullt sätt. Som chef är det du som får informera, lyssna och finnas till hands för frågor. När vi inte träffas fysiskt och det naturliga mötet under lunchrasten inte längre äger rum, behöver du även fundera på hur det sociala umgänget kan fortsätta i organisationen. Exempelvis kan gemensamma fika-pauser över ett digitalt mötesverktyg schemaläggas där man pratar om annat.

4. Strukturera arbetsdagarna
Många kan uppleva en ovana att arbeta hemifrån. Genom att inrätta en struktur med en tydlig dagordning och metod för uppföljning kan arbetet på distans underlättas. Schemalägg kontinuerliga avstämningar över ett digitalt mötesverktyg där alla kan checka in och berätta om sina viktigaste uppgifter samt kan be om hjälp.

5. Utvärdera
I en kraftigt förändrad eller krisartad situation är det som gällde förra veckan kanske inte aktuellt idag. Utvärdera kontinuerligt vad som fungerar bra och vad fungerar mindre bra. Finns det något som ni behöver börja göra eller något som ni ska sluta med? 

Vi på Aspekta har lång erfarenhet av krishantering och kommunikation i komplexa situationer. Vi kan exempelvis hjälpa dig med verktygslåda för kommunikationen, att skriva målgruppsanpassade texter samt förbereda dig för presentationer eller andra kommunikationstillfällen. Behöver du avlastning i några timmar eller dagar av erfarna kommunikationskonsulter? Tveka inte att ta kontakt med oss.

Läs också: Coronavirus – att kommunicera i oroliga tider