Coronavirus – Att kommunicera i oroliga tider

Den snabba spridningen av coronaviruset (COVID-19) ställer dig som företag inför utmaningar och svåra beslut som berör medarbetares hälsa och säkerhet, en fallande börs och försenade leveranser. I komplexa och osäkra tider är tydlig kommunikation gentemot medarbetare, kunder och intressenter av stor betydelse. Samtidigt är det viktigt att kommunikationen kring coronaviruset överensstämmer med företagets varumärkesidentitet och värderingar. 

Nedan delar vi med oss av en enkel checklista med frågor som kan hjälpa dig stärka och hantera din kommunikation. 

Tydlig och enhetlig kommunikation

  • Har ni etablerat ett forum av relevanta medarbetare med god överblick över verksamheten, som träffas regelbundet och kan säkerställa att medarbetare och externa intressenter får information efter behov? Skapa en plattform som regelbundet uppdateras med information som kan påverka anställda och verksamheten.
  • Har ni tagit fram grundläggande budskap och delat dessa med de individer som kommunicerar med medarbetarna och omvärlden?
  • Finns det etablerade kommunikationskanaler som når alla på företaget? Och finns det etablerade kanaler genom vilka medarbetare eller andra intressenter kan vända sig för att få svar på frågor?

Informationsmaterial

  • Har ni kartlagt scenarier som kan drabba verksamheten till följd av viruset eller myndighetsåtgärder? Kategorisera efter hur stor sannolikheten är, hur omfattande konsekvenserna blir och vilket ansvar ni anses bära i frågan. För att förenkla ditt arbete tillhandahåller vi en mall för riskinventering. Ladda ner den nedan.
  • Har ni förberett uttalanden utifrån olika scenarier, som t ex leveransförseningar eller smitta på kontor, butik och i fabrik?
  • Har ni tagit fram information och policys för hur medarbetare bör agera för att minska risken för smittspridning?

Talespersoner

  • Har ni utsett nyckelindivider som kan agera talespersoner gentemot era olika intressenter (medarbetare, leverantörer, investerare, media etc)? Förbered och träna talespersonerna vid behov, för att säkerställa koordinerade och faktagranskade budskap med lämplig tonalitet.
  • Har ni tagit fram svar på de vanligast förekommande frågorna från medarbetare, kunder och media?

Vi på Aspekta har stor erfarenhet och vana att hantera olika slags kriser. Behöver ni stärka upp er verksamhet med rådgivare och kommunikatörer med erfarenhet av kriskommunikation och krishantering? Tveka inte att höra av dig till Linda Molin.

Läs också: Att leda i kris – internkommunikation när alltfler arbetar hemifrån